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Wegschmeißen verboten: Welche Unterlagen muss man wie lange aufbewahren?

Manche Dokumente fristen ihr Dasein in Ordnern, andere enden in Vergessenheit oder im Papierkorb. Wir wissen, welche Unterlagen du zwingend aufbewahren musst.

Mann schmeißt Papier weg
Welche Dokumente kommen zu den Akten und welche können weg? (Symbolbild) Foto: iStock/RichLegg
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Welche Dokumente muss man wie lange aufbewahren?

Papier ist geduldig... aber Aktenaufbewahrung ist sperrig und besonders die private Buchhaltung kann Nerven kosten und Ordnungssinn erfordern, den man nicht hat. Laut einer Studie des Branchenverbands der deutschen Informations- und Telekommunikationsbranche "Bitkom" kommen in jedem Haushalt acht Aktenordner an Papierkram zustande.

Um Ordnung zu schaffen und die Aktenordner zu verschlanken, ist ein probates Mittel, unnötige Dokumente in den Papierkorb zu befördern. Das gilt aber nur für ein paar Unterlagen, denn es gibt auch zahlreiche Ausnahmen.

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Von manchen Dokumenten reicht eine digitale Kopie. Andere solltest du im Original zur Hand haben und darfst sie nicht wegschmeißen. Wir erklären dir, welche Unterlagen eine begrenzte Aufbewahrungszeit haben und welche du ein Leben lang benötigst.

Bei welchen Dokumenten gilt begrenzte Aufbewahrungszeit?

Wie lange Dokumente aufbewahrt werden müssen und wann sie im Papierkorb landen können, hängt von der Art der Unterlagen ab. Arbeitsverträge und Finanzunterlagen richten sich beispielsweise nach der Laufzeit. Diese sollten die gesamte Laufzeit im Original aufgehoben werden, danach reicht eine digitale Kopie.

Welche Dokumente du wie lange aufbewahren musst, kannst du in der folgenden Übersicht nachlesen:

1 Jahr nach Erhalt des Steuerbescheids (digital) aufbewahren:

  • Spendenquittung

  • Bankbescheinigung über Kapitalerträge

  • Lohnsteuerbescheinigung ´

  • Gehaltsabrechnung

2 Jahre aufbewahren (auch nur digital):

  • Kaufverträge

  • Kassenbons

  • Handwerkerrechnungen, wichtig wegen Gewährleistungsansprüchen

  • Belege rund um Eigenheim

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3 Jahre (digital) aufbewahren:

  • Kontoauszüge

  • Rechnungen, wegen Verjährungsfrist

  • Mietvertrag/ Übergabeprotokoll bis 3 Jahre nach Auszug (wegen Verjährungsfrist)

  • Versicherungsschein bis 3 Jahre nach Vertragsende (hier reichen nicht immer digitale Versionen)

5 Jahre (digital) aufbewahren:

  • Handwerkerrechnungen für Neu- oder Umbau

10 Jahre (digital) aufbewahren:

  • Belege rund um Vermietung

  • Handwerkerrechnung für Vermietung

11 Jahre (digital) aufbewahren:

  • Steuerbescheid

30 Jahre im Original aufbewahren:

  • Prozessakten

  • Unterlagen zu Pfändung, Privatinsolvenz

  • Gerichtsurteil

  • gerichtlicher Mahnbescheid

Welche Dokumente braucht man lebenslang im Original?

Auch wenn sie schon vergilbt sind und teilweise so alt wie du, gibt es Dokumente, die du unter keinen Umständen zerknüllen und dich von ihnen entledigen kannst.

Manche Dokumente brauchst du auf Lebenszeit im Original und das sind:

  • Geburtsurkunde

  • Taufschein

  • Heiratsurkunde

  • Scheidungsurkunde

  • Kirchenaustrittsbescheinigung

  • Ärztliches Gutachten

  • Ausbildungsurkunde/ Abschlusszeugnis/ Arbeitszeugnis

  • Unterlagen zur Rentenberechnung

  • Testament

  • Erbschein

  • Sterbeurkunde von Angehörigen

  • Sozialversicherungsausweis

  • Beleg über Wohneigentum

  • Police für Lebensversicherung

Weitere spannende Themen:

Auch wenn du diese Dokumente im Original vorliegen haben musst, ist eine digitale Kopie für den Notfall ratsam.

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